Przygotowywanie dokumentów, które mają zawierać określoną treść i pełnić określoną funkcję np. umów lub regulaminów, jest bardzo często zajęciem długotrwałym i zajmującym zbyt wiele cennego czasu. Jest to odczuwalne zwłaszcza wówczas, gdy konieczne jest przygotowanie np. dokumentów kadrowych w bardzo dużych ilościach, które dodatkowo mają różnić się drobnymi szczegółami.
Jak zadbać o swoje dokumenty?
Wszystkie dokumenty w firmie powinny być przygotowane zgodnie ze stanem faktycznym, a także przejrzyste i czytelne. Wówczas najlepiej skorzystać z dedykowanych wzorów dokumentów, czyli specjalnych szablonów i wzorów, które nadają się do wielokrotnego wykorzystania.
Jak wykorzystać można dedykowane wzory dokumentów?
Za ich pomocą można przygotować rozmaite dokumenty kadrowe, które różnią się pewnymi elementami indywidualnymi dla każdej kopii lub grupy formularzy, czyli np.
- dane osobowe
- adresy i lokalizacje
- data wystawienia dokumentu
- oceny, adnotacje i uwagi
Zaletą dokumentów gotowych do wypełniania jest prostota ich obsługi oraz możliwość wielokrotnego. Za każdym razem kiedy zajdzie taka potrzeba, zamiast przygotowywać nowy arkusz o określonych cechach wystarczy sięgnąć po konkretny wzór dokumentu. Następnie należy jedynie określić potrzebną liczbę egzemplarzy i wprowadzić ewentualne korekty, zmiany lub dodatkowe informacje dotyczące różnic w przedstawionych danych indywidualnych.