Bardzo wiele przydatnych dokumentów może zostać przygotowanych pomocą zwykłego edytora tekstów lub specjalnego programu, który będzie w stanie przetworzyć dowolny tekst w przejrzysty i czytelny formularz. Dzięki temu program do tworzenia dokumentów nie tylko sformatuje i odpowiednio rozpozna zawartość, ale również automatycznie rozpozna wszystkie pola statyczne w formularzu oraz przekonwertuje je w pola przeznaczone do wypełnienia.
Inteligentne dokumenty
Tworzenie dokumentów bardzo często opiera się na przygotowaniu zeskanowanych stron tekstu, który ma zostać odpowiednio przystosowany do pełnienia określonych funkcji, np. jako konkretna umowa lub regulamin. Z tego powodu musi zawierać różne dodatkowe elementy, które można dowolnie edytować, np.
- pola do wypełnienia
- pogubione nagłówki
- obliczenia
- tabele
Programy do tworzenia dokumentów umożliwiają dodawanie, edytowanie oraz usuwanie i przestawanie dowolnych wpisów znajdujących się w określonych polach, dzięki czemu wypełnianie dokumentów jest znacznie uproszczone i bardziej czytelne.
Dokumenty cyfrowe i papierowe
Tak przygotowane formularze mogą zostać wydrukowane lub pozostać w wersji cyfrowej. Wówczas nadają się do rozsyłania pocztą e-mail i mogą zawierać np. linki, elementy interaktywne i multimedialne, a także przyciski pełniące określone funkcje, np. odsyłające do konkretnego punktu lub strony przygotowanego w ten sposób dokumentu.